Vemta Oy - Asiakasrekisterin tietosuojaseloste

Päivitetty 30.9.2026

Tässä tietosuojaselosteessa kerromme, miten Vemta Oy käsittelee asiakkaidensa, potentiaalisten asiakkaidensa, yhteistyökumppaneidensa ja verkkopalveluidensa käyttäjien henkilötietoja.

1. Rekisterinpitäjä

Vemta Oy
Y-tunnus: 1089901-3
Hallbergintie 5
80100 Joensuu
Sähköposti: myynti@vemta.fi
Puhelin: +358 40 572 56 57

2. Yhteyshenkilö tietosuoja-asioissa

Sulo Nevala
Sähköposti: sulo.nevala@vemta.fi

Tietosuojaa ja rekisteröidyn oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt voi toimittaa edellä mainittuun sähköpostiosoitteeseen tai Vemta Oy:n postiosoitteeseen.

3. Mitä henkilötietoja käsittelemme?

Voimme käsitellä muun muassa seuraavia henkilötietoja:

• nimi ja yhteystiedot, kuten osoite, puhelinnumero ja sähköpostiosoite
• asiakkaan edustaman yrityksen nimi, Y-tunnus, yhteystiedot, tehtävänimike ja asema yrityksessä
• verkkokaupan asiakastiliin liittyvät tiedot
• tilaukset, tuotteet, toimitukset, palautukset, reklamaatiot ja tilaushistoria
• laskutukseen ja maksamiseen liittyvät tarpeelliset tiedot
• asiakaspalveluun, tarjouksiin, yhteydenottoihin ja asiakassuhteen hoitoon liittyvät tiedot
• markkinointi- ja viestintävalinnat sekä suoramarkkinointia koskevat suostumukset ja kiellot
• verkkosivuston ja verkkokaupan käyttöön liittyvät tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selain- ja laitetiedot, ajankohta sekä evästeisiin ja vastaaviin teknologioihin liittyvät tiedot
• muut tiedot, jotka rekisteröity itse toimittaa Vemtalle esimerkiksi yhteydenoton, tilauksen tai reklamaation yhteydessä.

Emme lähtökohtaisesti kerää verkkokaupan kautta erityisiin henkilötietoryhmiin kuuluvia tietoja, kuten terveystietoja.

4. Mihin tarkoituksiin henkilötietoja käytetään?

Käsittelemme henkilötietoja seuraaviin tarkoituksiin:

• tilausten vastaanottamiseen, käsittelyyn ja toimittamiseen
• maksujen, laskutuksen ja mahdollisten palautusten käsittelyyn
• asiakassuhteen perustamiseen, ylläpitämiseen ja kehittämiseen
• asiakaspalveluun ja asiakkaiden yhteydenottoihin vastaamiseen
• reklamaatioiden, palautusten ja takuu- tai virhevastuuasioiden käsittelyyn
• sopimusten, tarjousten ja muiden asiakassuhteeseen liittyvien velvoitteiden hoitamiseen
• verkkosivuston ja verkkokaupan toiminnan, turvallisuuden ja käyttökokemuksen kehittämiseen
• väärinkäytösten ja tietoturvauhkien ehkäisemiseen ja selvittämiseen
• Vemtan tuotteiden ja palveluiden markkinointiin lain sallimissa rajoissa
• lakisääteisten velvoitteiden, kuten kirjanpitoon ja viranomaisvelvoitteisiin liittyvien vaatimusten, täyttämiseen.

5. Henkilötietojen käsittelyn oikeusperusteet

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen yhteen tai useampaan seuraavista perusteista:

Sopimuksen täytäntöönpano
Käsittelemme henkilötietoja, kun se on tarpeen tilauksen, toimituksen, maksamisen, asiakassuhteen tai muun asiakkaan kanssa tehdyn sopimuksen hoitamiseksi tai sopimusta edeltävien toimenpiteiden toteuttamiseksi.

Lakisääteinen velvoite
Käsittelemme henkilötietoja esimerkiksi kirjanpito-, vero- ja kuluttajansuojalainsäädännön mukaisten velvoitteiden täyttämiseksi.

Oikeutettu etu
Voimme käsitellä henkilötietoja Vemtan oikeutetun edun perusteella esimerkiksi olemassa olevan asiakassuhteen hoitamiseen, yritysasiakasmarkkinointiin, toiminnan kehittämiseen, tietoturvan varmistamiseen sekä väärinkäytösten ehkäisemiseen. Tällöin arvioimme, etteivät Vemtan edut syrjäytä rekisteröidyn oikeuksia ja vapauksia.

Suostumus
Käytämme suostumusta käsittelyperusteena silloin, kun laki sitä edellyttää. Tämä koskee esimerkiksi tiettyä sähköistä suoramarkkinointia sekä sellaisia evästeitä ja vastaavia teknologioita, jotka eivät ole välttämättömiä verkkopalvelun toiminnalle. Suostumuksen voi peruuttaa milloin tahansa.

6. Henkilötietojen lähteet

Saamme henkilötietoja ensisijaisesti rekisteröidyltä itseltään esimerkiksi:

• verkkokaupan tilauksen yhteydessä
• asiakastilin luomisen yhteydessä
• yhteydenottolomakkeiden, sähköpostin tai puhelimen välityksellä
• tarjouspyyntöjen ja asiakaspalvelutilanteiden yhteydessä
• reklamaatioiden ja palautusten yhteydessä
• uutiskirjeen tai muun markkinointiviestinnän tilaamisen yhteydessä.

Yritysasiakkaisiin ja yhteistyökumppaneihin liittyviä tietoja voidaan lisäksi saada julkisista lähteistä, kuten yritysten verkkosivuilta ja julkisista yritysrekistereistä.

Verkkopalvelun käytöstä syntyy lisäksi automaattisesti teknisiä tietoja palvelun toiminnan, turvallisuuden sekä käyttäjän antamien evästesuostumusten mukaisesti.

7. Maksaminen verkkokaupassa

Vemtan verkkokaupan maksupalveluna käytetään Paytrail Oyj:n maksunvälityspalvelua. Maksutapahtuman toteuttamiseksi Paytrailille ja valitun maksutavan palveluntarjoajalle välitetään maksamisen kannalta tarpeellisia tietoja.

Vemta ei lähtökohtaisesti käsittele eikä tallenna asiakkaan verkkopankkitunnuksia tai täydellisiä maksukorttitietoja. Maksupalveluntarjoajat käsittelevät maksamiseen liittyviä tietoja omien tietosuojakäytäntöjensä ja sovellettavan lainsäädännön mukaisesti.

8. Henkilötietojen vastaanottajat ja palveluntarjoajat

Vemta voi käyttää henkilötietojen käsittelyssä ulkopuolisia palveluntarjoajia. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• verkkokauppa-, verkkosivusto- ja hosting-palveluiden toimittajat
• maksupalveluntarjoajat
• kuljetus- ja logistiikkayritykset
• laskutus-, kirjanpito- ja taloushallintopalveluiden tarjoajat
• IT-, tietoturva-, varmuuskopiointi- ja ylläpitopalveluiden tarjoajat
• sähköposti- ja viestintäpalveluiden tarjoajat
• analytiikka- ja markkinointipalveluiden tarjoajat silloin, kun niiden käyttöön on tarvittaessa saatu asianmukainen suostumus.

Palveluntarjoajille luovutetaan tai annetaan pääsy henkilötietoihin vain siinä laajuudessa kuin se on kyseisen palvelun toteuttamiseksi tarpeellista.

Henkilötietoja voidaan lisäksi luovuttaa viranomaisille silloin, kun laki tai viranomaisen lainmukainen määräys sitä edellyttää.

Vemta ei myy asiakkaidensa henkilötietoja.

9. Evästeet ja verkkopalvelun käyttö

Vemtan verkkosivusto ja verkkokauppa voivat käyttää evästeitä ja muita vastaavia teknologioita.

Palvelun toiminnan kannalta välttämättömiä evästeitä voidaan käyttää ilman erillistä suostumusta esimerkiksi ostoskorin, kirjautumisen, tietoturvan ja käyttäjän tekemien valintojen toteuttamiseksi.

Muita kuin välttämättömiä evästeitä, kuten analytiikka- tai markkinointievästeitä, käytetään vain käyttäjän antaman suostumuksen perusteella silloin, kun suostumus lain mukaan vaaditaan.

Käyttäjä voi muuttaa evästevalintojaan verkkosivustolla käytettävissä olevien evästeasetusten kautta.

10. Henkilötietojen siirtäminen EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Pyrimme ensisijaisesti käyttämään palveluita, joissa henkilötietoja käsitellään EU:n tai Euroopan talousalueen sisällä. Osa käyttämistämme palveluntarjoajista voi kuitenkin käsitellä tietoja myös EU:n tai ETA:n ulkopuolella.

Jos henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA:n ulkopuolelle, huolehdimme siitä, että siirrolle on yleisen tietosuoja-asetuksen mukainen oikeusperuste ja asianmukaiset suojatoimet.

Siirto voi perustua esimerkiksi:

• Euroopan komission kyseistä maata tai vastaanottajaa koskevaan tietosuojan riittävyyttä koskevaan päätökseen
• Euroopan komission hyväksymiin vakiosopimuslausekkeisiin ja tarvittaessa niitä täydentäviin suojatoimiin
• Yhdysvaltoihin tehtävissä siirroissa EU–U.S. Data Privacy Framework -järjestelyyn silloin, kun vastaanottava yhdysvaltalainen organisaatio kuuluu järjestelyn piiriin
• muuhun tietosuoja-asetuksessa sallittuun siirtoperusteeseen.

11. Henkilötietojen säilyttäminen

Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen siihen tarkoitukseen, jota varten tiedot on kerätty, tai niin kauan kuin laki edellyttää.

Säilytysajat määräytyvät muun muassa seuraavin perustein:

• asiakassuhteeseen ja tilauksiin liittyviä tietoja säilytetään asiakassuhteen hoitamiseksi ja mahdollisten reklamaatio-, vastuu- ja oikeusvaateiden käsittelemiseksi tarvittavan ajan
• kirjanpitoaineistoon sisältyviä henkilötietoja säilytetään kirjanpitolainsäädännön edellyttämän ajan
• suoramarkkinointiin käytettäviä tietoja käsitellään niin kauan kuin käsittelylle on lainmukainen peruste tai kunnes rekisteröity vastustaa suoramarkkinointia tai peruuttaa suostumuksensa
• tarpeettomat ja vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai anonymisoidaan asianmukaisesti.

12. Henkilötietojen suojaaminen

Vemta suojaa henkilötietoja asianmukaisin teknisin ja organisatorisin toimenpitein.

Sähköisten järjestelmien käyttöoikeuksia rajoitetaan työtehtävien perusteella, ja järjestelmiä suojataan esimerkiksi käyttäjätunnuksilla, salasanoilla, käyttöoikeuksien hallinnalla, palomuureilla, päivityksillä ja muilla tarkoituksenmukaisilla tietoturvatoimilla.

Henkilötietoihin pääsevät käsiksi vain ne henkilöt ja palveluntarjoajat, joiden tehtävät sitä edellyttävät.

13. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisesti tilanteesta riippuen oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• pyytää virheellisten tai puutteellisten tietojen oikaisemista
• pyytää henkilötietojen poistamista silloin, kun tietojen säilyttämiselle ei enää ole lainmukaista perustetta
• pyytää henkilötietojen käsittelyn rajoittamista
• vastustaa oikeutettuun etuun perustuvaa henkilötietojen käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella
• vastustaa henkilötietojensa käyttöä suoramarkkinointiin milloin tahansa
• peruuttaa antamansa suostumus milloin tahansa; suostumuksen peruuttaminen ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen
• saada tietyissä tilanteissa itse toimittamansa henkilötiedot jäsennellyssä, yleisesti käytetyssä ja koneellisesti luettavassa muodossa sekä siirtää ne toiselle rekisterinpitäjälle.

Oikeuksien soveltamiseen voi liittyä lainsäädännössä säädettyjä rajoituksia. Esimerkiksi lakisääteisen säilytysvelvollisuuden piirissä olevia tietoja ei voida poistaa ennen säilytysajan päättymistä.

14. Oikeuksien käyttäminen

Rekisteröidyn oikeuksia koskevat pyynnöt tulee toimittaa Vemta Oy:lle:

Vemta Oy
Hallbergintie 5
80100 Joensuu
Sähköposti: sulo.nevala@vemta.fi

Voimme tarvittaessa pyytää lisätietoja pyynnön yksilöimiseksi tai pyynnön esittäjän henkilöllisyyden varmistamiseksi.

Vastaamme pyyntöihin ilman aiheetonta viivytystä ja lähtökohtaisesti yhden kuukauden kuluessa pyynnön vastaanottamisesta. Tietosuoja-asetuksen sallimissa tilanteissa määräaikaa voidaan jatkaa enintään kahdella kuukaudella. Tällöin ilmoitamme jatkamisesta ja sen syistä rekisteröidylle.

15. Oikeus tehdä valitus valvontaviranomaiselle

Jos rekisteröity katsoo, että hänen henkilötietojaan on käsitelty tietosuojalainsäädännön vastaisesti, hänellä on oikeus tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle.

Suomessa valvontaviranomainen on Tietosuojavaltuutetun toimisto.

16. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Vemta voi päivittää tätä tietosuojaselostetta esimerkiksi palveluiden, henkilötietojen käsittelyn tai lainsäädännön muuttuessa.

Ajantasainen tietosuojaseloste julkaistaan Vemta Oy:n verkkosivustolla. Selosteen yhteydessä ilmoitetaan viimeisin päivityspäivä.