Kun otat yhteyttä, pyydät tarjouksen tai toimitat kohdetietoja, mukana kulkee usein myös henkilötietoja. Käsittelemme näitä tietoja vain tarpeellisiin tarkoituksiin: yhteydenottoihin vastaamiseen, tarjousten laatimiseen, asiakassuhteen hoitamiseen, toimituksiin, laskutukseen, asiakasviestintään, markkinointiin ja verkkosivuston toiminnan kehittämiseen.

Vemta Oy suhtautuu asiakas- ja projektitietoihin samalla periaatteella kuin metalliratkaisuihin: oikea tieto oikeassa paikassa, turha pois välistä.

Sivustolla käytetään evästeiden hallintaan erillistä suostumustyökalua. Analytiikkaan ja upotettuihin sisältöihin, kuten YouTube-videoihin, liittyviä evästeitä käytetään vain käyttäjän hyväksynnän perusteella. Jos käyttäjä ei hyväksy kyseisiä evästeitä, osa sisällöistä, kuten YouTube-videot, ei välttämättä näy.

1. Rekisterinpitäjä

Vemta Oy
Y-tunnus: 1089901-3
Hallbergintie 5
80100 JOENSUU

2. Yhteyshenkilö rekisteriä koskevissa asioissa

Sulo Nevala
sulo.nevala (at) vemta.fi

3. Rekisterin nimi ja rekisteröidyt

Rekisterin nimi: Vemta Oy:n markkinointi- ja asiakasrekisteri.

Käsittelemme rekisterissä yhteistyökumppaneidemme, asiakkaidemme, potentiaalisten asiakkaidemme sekä näiden edustajien henkilötietoja.

4. Henkilötietojen käyttötarkoitus ja käsittelyperusteet

Henkilötietoja käytetään seuraaviin tarkoituksiin:

• asiakassuhteiden hoitoon
• tarjouspyyntöihin ja yhteydenottoihin vastaamiseen
• tilausten, toimitusten ja laskutuksen käsittelyyn
• asiakasviestintään
• tekniseen tukeen ja asiakaspalveluun
• Vemta Oy:n verkkopalveluiden käyttökokemuksen parantamiseen
• verkkosivuston toiminnan, turvallisuuden ja analytiikan ylläpitämiseen
• markkinointiin ja myynninedistämiseen
• lakisääteisten velvoitteiden hoitamiseen

Henkilötietojen käsittely perustuu tilanteesta riippuen:

• sopimukseen tai sopimuksen valmisteluun, esimerkiksi tarjouspyyntöön vastaamiseen, tilauksen käsittelyyn tai toimituksen hoitamiseen
• lakisääteiseen velvoitteeseen, esimerkiksi kirjanpitoon ja viranomaisvelvoitteisiin
• Vemta Oy:n oikeutettuun etuun, esimerkiksi asiakassuhteen hoitamiseen, B2B-markkinointiin, asiakasviestintään ja palveluiden kehittämiseen
• suostumukseen, esimerkiksi sähköiseen suoramarkkinointiin tai ei-välttämättömien evästeiden käyttöön silloin, kun suostumus vaaditaan

Lähetämme suostumuksen perusteella suoramarkkinointiviestejä. Markkinoinnin osalta käsittelyperusteena voi olla myös oikeutettu etu silloin, kun kyse on esimerkiksi yritysasiakkaille tai näiden edustajille suunnatusta B2B-viestinnästä.

Henkilötietojen käsittelyn osalta sovelletaan voimassa olevaa kansallista ja Euroopan unionin tietosuojalainsäädäntöä. Soveltuvissa sopimussuhteissa voidaan käyttää myös IT2018 EHK -erityisehtoja henkilötietojen käsittelystä. Mikäli sopimusehdoissa tai lainsäädännössä tapahtuu muutoksia, sovelletaan aina voimassa olevaa lainsäädäntöä.

5. Rekisterin tietosisältö

Henkilörekisterimme voi sisältää seuraavia tietoja:

• henkilön nimi
• osoite
• puhelinnumero
• sähköpostiosoite
• titteli tai tehtävänimike
• yrityksen nimi, yhteystiedot ja toimiala
• asiakkuuteen, tarjouspyyntöihin, tilauksiin ja toimituksiin liittyvät tiedot
• tilaushistoria
• laskutukseen ja maksuihin liittyvät tarpeelliset tiedot
• asiakkuuden hoitamiseen ja yhteydenpitoon liittyvät tiedot
• tarjouspyyntöihin liittyvät kohde-, tuote-, mitta-, materiaali-, aikataulu- ja käyttötarkoitustiedot
• verkkokäyttäytymiseen liittyvät tiedot Vemta Oy:n verkkosivustoilla ja verkkopalveluissa
• markkinointiin ja myynninedistämiseen liittyvät tiedot, kuten rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet, postituslistat ja osallistumiset kampanjoihin tai tapahtumiin
• tekniset tiedot, kuten IP-osoite, selaintiedot, laitteen tiedot, vierailun ajankohta sekä evästeisiin liittyvät tiedot

6. Rekisterin tietolähteet

Nimi- ja muiden yhteystietojen kerääminen perustuu asiakassuhteeseen, sopimussuhteeseen, tarjouspyyntöön tai muuhun yhteyteen Vemta Oy:n kanssa.

Keräämme tietoja esimerkiksi:

• kun otat yhteyttä Vemta Oy:hyn
• kun lähetät tarjouspyynnön tai yhteydenottolomakkeen
• sopimuksen tai tilauksen tekemisen yhteydessä
• asiakassuhteen tai yhteistyön aikana
• kun käytät Vemta Oy:n verkkosivustoa tai verkkopalveluita
• kun annat suostumuksen markkinointiin tai evästeiden käyttöön

Keräämme henkilötiedot ensisijaisesti sinulta itseltäsi. Voimme saada tietoja myös edustamaltasi yritykseltä, työnantajaltasi, yhteistyökumppanilta tai julkisista yritys- ja yhteystietolähteistä, kuten yritysrekistereistä.

Sivuston käytöstä voi tallentua teknisiä tietoja, kuten IP-osoite, selaintiedot, laitteen tiedot, vierailun ajankohta sekä evästeisiin liittyvät tiedot. Näitä tietoja käytetään sivuston toiminnan, turvallisuuden, analytiikan ja käyttökokemuksen kehittämiseen.

Henkilötietoja voidaan hankkia kertaluonteiseen markkinointikäyttöön myös Vemta Oy:n ulkopuolisista rekistereistä, jos tietojen käyttöön on lainmukainen peruste. Voimme myös kerätä henkilötietoja julkisista lähteistä.

7. Evästeet, analytiikka ja upotetut sisällöt

Vemta Oy:n verkkosivustolla käytetään evästeitä ja vastaavia teknologioita sivuston toiminnan varmistamiseen, käyttökokemuksen parantamiseen, kävijämäärien seuraamiseen ja sivuston kehittämiseen.

Sivustolla käytetään Google Analytics -analytiikkaa sivuston kävijämäärien ja käytön seuraamiseen. Analytiikan avulla saamme tietoa esimerkiksi siitä, millä sivuilla käydään, miten sivustoa käytetään ja miten sivuston sisältöjä voidaan kehittää paremmin käyttäjiä palveleviksi.

Sivustolla voi olla myös upotettuja YouTube-videoita. YouTube-upotukset voivat käyttää evästeitä tai vastaavia teknologioita, jos käyttäjä hyväksyy kyseiset evästeet.

Sivustolla käytetään evästeiden hallintaan erillistä GDPR-suostumustyökalua. Muita kuin välttämättömiä evästeitä, kuten analytiikkaan tai upotettuihin videoihin liittyviä evästeitä, ei oteta käyttöön ennen käyttäjän hyväksyntää.

Jos käyttäjä ei hyväksy muita kuin välttämättömiä evästeitä, osa sivuston toiminnoista tai sisällöistä, kuten YouTube-videot, ei välttämättä näy tai toimi normaalisti.

Käyttäjä voi hallita evästeasetuksiaan sivuston evästehallinnan kautta.

8. Tietojen luovutus

Asiakasrekisterin tiedot ovat Vemta Oy:n käytössä. Tietoja voidaan kuitenkin käsitellä tai luovuttaa ulkoisille palveluntarjoajille silloin, kun se on tarpeen palvelun toteuttamiseksi, asiakassuhteen hoitamiseksi, laskutuksen järjestämiseksi, luottopäätöksen tueksi, perintään liittyvissä asioissa, verkkosivuston ylläpidossa, analytiikassa, IT-palveluissa tai muissa vastaavissa käyttötarkoituksissa.

Palveluntarjoajat käsittelevät henkilötietoja Vemta Oy:n lukuun ja vain sovittuihin tarkoituksiin. Tietoja ei luovuteta ulkopuolisille tahoille näiden omiin käyttötarkoituksiin ilman lainmukaista perustetta.

Tietoja voidaan luovuttaa viranomaisille tai muille tahoille, jos lainsäädäntö sitä edellyttää.

Rekisteröidyn henkilötiedot poistetaan käyttäjän pyynnöstä, ellei lainsäädäntö, avoimet laskut, perintätoimet, sopimussuhde tai muu lainmukainen peruste estä tietojen poistamista.

9. Tietojen siirto EU:n tai ETA:n ulkopuolelle

Voimme käyttää henkilötietojen käsittelyssä palveluntarjoajia, joilla voi olla pääsy henkilötietoihin EU- tai ETA-alueen ulkopuolelta, kuten Yhdysvalloista. Tällaisia palveluita voivat olla esimerkiksi analytiikka-, pilvi-, verkkosivusto-, markkinointi- tai IT-palvelut.

Huolehdimme henkilötietojen siirtojen asianmukaisesta ja lainmukaisesta toteuttamisesta henkilötietojen käsittelyä koskevan lainsäädännön mukaisesti.

Mikäli henkilötietoja siirretään EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle, siirto perustuu johonkin seuraavista lainmukaisista perusteista:

• Euroopan komissio on päättänyt, että kyseisessä vastaanottajamaassa tai kyseisen vastaanottajan osalta on varmistettu riittävä tietosuojan taso;
• olemme toteuttaneet asianmukaiset suojatoimet henkilötietojen siirtämiseksi, esimerkiksi käyttämällä Euroopan komission hyväksymiä tietosuojaa koskevia vakiolausekkeita;
• siirto perustuu EU:n ja vastaanottajamaan väliseen voimassa olevaan tietosuojakehykseen, kuten soveltuvin osin EU-U.S. Data Privacy Framework -järjestelyyn; tai
• siirrolle on olemassa muu voimassa olevan tietosuojalainsäädännön mukainen peruste.

Rekisteröidyllä on oikeus saada lisätietoja henkilötietojen siirroissa käytettävistä suojatoimista ottamalla yhteyttä kohdassa 2 mainittuun yhteyshenkilöön.

10. Rekisterin suojaus ja henkilötietojen säilytysaika

Asiakastapahtumissa kerättävät yhteystiedot ja muut manuaalisesti käsiteltävät asiakastietoja sisältävät asiakirjat säilytetään alkukäsittelyn jälkeen lukituissa säilytystiloissa. Ainoastaan määrätyillä työntekijöillä on oikeus käsitellä manuaalisesti tallennettuja asiakastietoja.

Sähköiset rekisterit on suojattu palomuurein, salasanoin, käyttöoikeusrajauksin ja muilla teknisillä sekä organisatorisilla ratkaisuilla. Rekistereihin on pääsy ainoastaan Vemta Oy:n valtuuttamilla henkilöillä, joiden tehtävät edellyttävät tietojen käsittelyä.

Vemta Oy huolehtii henkilöstön tietosuoja- ja tietoturvakäytäntöjen perehdyttämisestä. Sisäisiä perehdytysdokumentteja ei julkaista verkkosivuilla, mutta niitä ylläpidetään tarvittavaa viranomais-, sopimus- tai sisäistä valvontakäyttöä varten.

Verkkosivuston toimintaa ylläpidetään ja valvotaan palveluntarjoajan kautta. Sivustolla käytetään evästeiden hallintaan erillistä suostumustyökalua, jonka tarkoituksena on estää muiden kuin välttämättömien evästeiden käyttö ennen käyttäjän hyväksyntää.

Vanhentuneet ja tarpeettomat tiedot hävitetään asiaankuuluvalla tavalla. Säilytämme henkilötietoja vain niin kauan kuin se on tarpeen tässä tietosuojaselosteessa määriteltyjen henkilötietojen käsittelytarkoitusten toteuttamiseksi.

Kirjanpitolain, sopimusten, avoimien laskujen, reklamaatioiden, takuuasioiden, perintätoimien tai muun soveltuvan lain velvoitteista johtuen tietoja voidaan joutua säilyttämään edellä mainittua ajanjaksoa pidempään.

11. Rekisteröidyn oikeudet

Rekisteröidyllä on oikeus milloin tahansa vastustaa henkilötietojensa käsittelyä suoramarkkinointitarkoituksiin. Jokaisessa Vemta Oy:n lähettämässä suorasähköpostissa on lainmukainen mahdollisuus kieltää suoramarkkinointi jatkossa.

Lisäksi rekisteröidyllä on soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti oikeus:

• saada tietoa henkilötietojensa käsittelystä
• tarkastaa itseään koskevat henkilötiedot
• vaatia epätarkan tai virheellisen henkilötiedon oikaisua ja tietojen täydentämistä
• pyytää henkilötietojen poistamista soveltuvin osin
• pyytää henkilötietojen anonymisointia soveltuvin osin
• peruuttaa antamansa suostumus silloin, kun käsittely perustuu suostumukseen
• vastustaa henkilötietojensa käsittelyä henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella silloin, kun käsittelyperusteena on oikeutettu etu
• vaatia henkilötietojensa käsittelyn rajoittamista
• tehdä valitus toimivaltaiselle valvontaviranomaiselle

Pyynnössä tulee yksilöidä, mitä tietoa pyyntö koskee ja millä perusteella. Voimme pyytää sinua tarkentamaan pyyntöäsi ja varmentamaan henkilöllisyytesi ennen pyynnön käsittelemistä.

Voimme kieltäytyä pyynnön toteuttamisesta sovellettavassa laissa säädetyllä perusteella.

Sinulla on oikeus tehdä valitus asianomaiselle valvontaviranomaiselle tai sen EU:n jäsenvaltion valvontaviranomaiselle, jossa asuinpaikkasi tai työpaikkasi sijaitsee, mikäli katsot, että emme ole käsitelleet henkilötietojasi soveltuvan tietosuojalainsäädännön mukaisesti.

Suomessa valvontaviranomainen on tietosuojavaltuutetun toimisto.

12. Oikeuksien käyttämistä koskevat pyynnöt

Oikeuksiasi koskevat pyynnöt tulee lähettää kirjallisesti tai sähköpostitse seuraaviin yhteystietoihin:

Tarkastus- tai muu henkilötietoihin kohdistuva pyyntö
Vemta Oy
Y-tunnus: 1089901-3
Hallbergintie 5
80100 JOENSUU
sulo.nevala (at) vemta.fi

Vemta Oy vastaa pyyntöihin yhden kuukauden sisällä pyynnön vastaanottamisesta, ellei ole erityisiä syitä pidentää vastaamisaikaa soveltuvan lainsäädännön mukaisesti.

13. Tietosuojaselosteen muuttaminen

Pyrimme jatkuvasti kehittämään palvelujamme ja verkkosivustoamme. Tämän vuoksi pidätämme oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta. Muutoksista ilmoitetaan tällä sivulla.